Afin de sécuriser les documents, mais aussi d’optimiser l’utilisation de l’espace, les rayonnages à archives ne cessent de s’améliorer. Plusieurs options sont à la disposition des entreprises, collectivités ou autres utilisateurs. Voici quelques précisions concernant le rangement mobile destiné à l’archivage.
Domaines d’utilisations des rayonnages mobiles archive
Les rayonnages mobiles archive sont des méthodes de rangement à destination de toute entité disposant d’un espace dédié à la conservation et à la protection de documents en papier. Outre les entreprises, des corps de métier tels que les notaires, les avocats ou les experts-comptables disposent de systèmes d’archivage élaborés. Chez ces derniers, les documents sont souvent confidentiels. Leur consultation doit être réservée aux seules personnes disposant d’une autorisation. Parfois, les professionnels dans le domaine de la santé utilisent également des rayonnages mobiles pour classer des dossiers médicaux qui doivent être tenus secrets. Les assurances recourent à des méthodes d’archivage moderne afin de garder les dossiers de ces milliers d’abonnés. Pour ces compagnies et les banques, pouvoir garder des versions papier des contrats ainsi que d’autres documents sensibles aident à prévenir contre d’éventuels actes de piratage informatique. Enfin, point tout aussi important, l’administration cherche continuellement des méthodes pour mieux gérer ses archives.
Une technique d’archivage moderne et sécuritaire
Concrètement, les rayonnages mobiles pour les archives sont des étagères métalliques. Elles sont montées en séries parallèles et peuvent se rapprocher ou s’écarter. Cette mobilité est possible grâce à un système de rail. Un mécanisme commandé par simple manivelle aide l’opérateur à bouger les rayons sans fournir aucun effort physique. Ce système offre de nombreux avantages. La sécurité constitue la principale raison qui pousse les utilisateurs à installer des rayons d’archivages mobiles. Parfois, les mécanismes sont verrouillés par système de mot de passe ou de codage par série de chiffres. De ce fait, l’accès au rayon est limité aux seules personnes responsables. Avec les allées libres, le personnel de maintenance peut accéder à certains dossiers. Dans certains cas, les personnes mal intentionnées se font passer pour l’agent de nettoyage. L’archivage en rayons mobiles permet de réduire la surface de la salle où les documents sont gardés.
Les conditions pour l’installation de rayons d’archives mobiles
En dépit du fait qu’il réduit de manière considérable la surface dédiée aux archives, le rayonnage mobile demande un espace suffisamment grand. En effet, l’utilisateur doit disposer d’un accès à au moins l’un des murs de la pièce. Puis, la planéité du sol est une condition indispensable pour l’installation des rayons montés sur les rails. En cas de dénivellation, ou d’ondulation de la surface, des travaux d’aplanissement doivent encore être effectués. Cette technologie peut être installée dans les étages. Cependant, il est fortement recommandé de faire une étude sur la charge maximale supportée par le plancher. De manière générale, l’installation est confiée à une équipe de professionnels. Ces derniers savent anticiper les travaux de préparation du terrain lorsque c’est nécessaire. Dans tous les cas, un cahier des charges en bonne et due forme sera remis entre les mains du client. Ce dernier prendra le temps de le lire avant de passer commande.